Analiz: Entegre Lojistik Destek Yönetiminde Performansa Dayalı Lojistik Yaklaşımı – MSI Dergisi: Türk Savunma ve Havacılık Sanayisinin Güncel Referans Bilgi Kaynağı ve Yenilik Habercisi

Analiz: Entegre Lojistik Destek Yönetiminde Performansa Dayalı Lojistik Yaklaşımı

6 Haziran 2018

EYDEM Savunma-Havacılık Akademisi ve Çözüm Merkezi’nin Danışman ve Eğitimcilerinden Sadullah Timur ve Naci Eren tarafından hazırlanan ve MSI Dergisi’nin 159’uncu sayısında yayımlanan “Entegre Lojistik Destek Yönetiminde Performansa Dayalı Lojistik Yaklaşımı” başlıklı analiz, MSI Dergisi’nin İnternet sitesinde paylaşılmıştır:

Bir ürünün optimum maliyet ile ömür devri boyunca desteklenebilmesi ve gerekli seviyede operasyonel kullanıma hazır olması, etkin bir Entegre Lojistik Destek (ELD) Yönetimi ve verimli bir Performansa Dayalı Lojistik (PDL) uygulanması ile sağlanabilir.

Sadullah TİMUR / sadullah.timur@leonardocompany.com 
Naci EREN / erennaci@gmail.com

 

Sahip olduğumuz veya olacağımız en iyi ürün nedir?

Bu soruya en net yanıtı; “En yüksek seviyede operasyonel hazır bulunuşluluğu, optimum maliyet ile sağlayan üründür.” şeklinde verebiliriz.

İster bir el telsizi ister bir uçak olsun, elinizdeki ürün, ihtiyacınız olduğunda operasyonel olarak hazır değilse bu, görevini tam yapabilen bir ürün değildir. Operasyon hazır bulunuşluluğu optimum ömür devri maliyeti ile size sağlamıyorsa bu ürün, en iyi ürün de değildir.

Bir ürünün optimum maliyet ile ömür devri boyunca desteklenebilmesi ve gerekli seviyede operasyonel kullanıma hazır olması, etkin bir Entegre Lojistik Destek (ELD) Yönetimi ve verimli bir Performansa Dayalı Lojistik (PDL) uygulanması ile sağlanabilir.

ELD, ürünlerin ömür devri boyunca ihtiyaç duyacağı lojistik desteğin; tanımlanması, tasarımı, geliştirilmesi, üretimi, temini, konuşlandırılması, işletimi, kullanımdan kaldırılması faaliyetlerini, maliyet etkin olarak planlayan ve bu planın uygulanmasını sağlayan teknik ve idari aktivitelerin tümüdür.

ELD’nin ana amacı, ürünlerin operasyonel kullanım süresini arttırırken destek ihtiyacını asgariye indirmek; böylece, ömür devri boyunca, daha yüksek kazanımlara ulaşılarak finansal fayda elde edilmesini sağlamaktır. ELD, bir taraftan ürünün desteklenebilirliğinin tasarım aşamasında göz önünde bulundurulması çin geri bildirimde bulunurken, ürünün  ile ilgili desteklenebilirlik gereksinimlerini belirler ve müşterinin ihtiyacı olan teknik desteği, asgari maliyet ile yerine getirmeyi amaçlar. Bu nedenle ELD , sistem tasarımlarının başlangıcından itibaren, mühendislik çalışmalarının ayrılmaz bir parçası olup; ELD mühendisleri, sistem ve tasarım mühendisleri ile birlikte çalışarak desteklenebilirliğin, tasarım çalışmaları süresince göz önünde bulundurulmasını sağlar.

ELD’nin kapsamını tanımlayan ELD Elemanları şunlardır:

  • Güvenilirlik ve İdame Edilebilirlik
  • Malzeme ve Tedarik Desteği
  • Bakım Planlaması
  • Teknik Dokümantasyon
  • Destek ve Test Ekipmanı (D&TE)
  • Tesisler
  • İşgücü ve İnsan Faktörleri
  • Eğitim ve Eğitim Ekipmanı
  • Paketleme, Elleçleme, Depolama ve Nakliye (PHS&T)
  • Bilgisayar ve Bilgisayar Kaynakları Yönetimi

Yukarıda tanımlanan ELD elemanlarının her birini detaylı olarak işaret etmek için, bunların bir sorumlusu olmalıdır. Kullanıcı, ana yüklenici ve alt yüklenicilerin organizasyonlarında ve projeye malzeme temin eden kuruluşlarda, bu konularda uzman kişiler bulunmalıdır. Sonuçta, ELD ile ilgilenen çok büyük ve karmaşık bir organizasyon vardır. ELD Yönetimi Organizasyonu, bu organizasyonların her birinin içerisinde ve tüm organizasyonları kapsayacak şekilde, birçok disiplinin çalışmalarını ve çıktılarını entegre eder.

Sözleşme çalışmaları ile başlayıp, tasarım ve üretim ile paralel olarak devam eden ve satış sonrası desteği kapsayan ELD yönetimi ana faaliyetleri süreci, Şekil 1’de gösterilmektedir.

Şekil 1. ELD Yönetimi Ana Faaliyetleri Süreci

 

 Ürünün optimum maliyet ile ömür devri boyunca desteklenmesi için, etkin ve verimli bir ELD yönetimi gerekli iken, en yüksek seviyede operasyonel hazır bulunuşluluğu sağlayan ise PDL’dir. PDL; müşterinin destek gereksinimlerini karşılamak için, kamu ve özel sektöre bağlı hizmet sağlayıcı işletmeler ile uzun dönemli ilişkileri içeren ve buna uygun teşvik sisteminin olduğu; sistemin kabiliyetlerinin ve hazır bulunuşluğunun arttırılması için oluşturulan, entegre tedarik ve destek stratejisi olarak tanımlanmaktadır.

PDL:

  • Uzun dönemli,
  • Ürün Destekleme Rehberi ya da Sözleşmesi olan,
  • Alt sistem, sistem veya platform seviyesinde performans hedefleri olan,
  • Optimum hazır bulunurluğu ve desteği amaçlayan,
  • Maliyet etkin,
  • Teşvik ve Cezası olan performans paketidir.

Gelişmiş ülkeler tarafından bugüne kadar icra edilen PDL uygulamalarının, Türkiye’de yeterince bilinmediği ve bu bağlamda, sistem üreticileri bazında, etkin bir yapılaşmanın oluşamadığı görülmektedir. PDL ile ilgili gereken farkındalığa sahip olunmadığı için, üreticiler ve kurumlar tarafından, PDL’nin üretici ve müşteriye sağlayacağı olumlu katkı da tam olarak bilinmemektedir. Bu bağlamda, PDL ile ilgili panel, konferans ve eğitimlerin daha sık yapılması gerekmektedir. EYDEM Savunma-Havacılık Akademisi ve Çözüm Merkezi, PDL konusunda eğitim veren ilk ve tek yerli danışmanlık-eğitim şirketidir.

 

PDL’nin Seviyeleri

PDL, genel kabul gören sınıflandırma ile 4 farklı seviyede uygulanabilir. Ülkemizdeki uygulamalarında, millileştirme ve yerleştirme stratejilerine de paralel olarak göz önünde tutulması gereken bu seviyeler ve uygulanabilecek örnek uygulamalar aşağıda sıralanmıştır:

  • Seviye 1Tedarik Bazlı Destek: Tedarik Bazlı Destek, en alt seviyede ana ürünü oluşturan parçanın, anlaşmaya varılan hazır bulunuşluluğu sağlaması için yapılır. Örnek uygulama: Bir lastik şirketinin, Türkiye’de bulunan tüm askeri uçakların lastikleri ile ilgili yapacağı bir PDL sözleşmesi kapsamında, lastiklerin, kullanıcının belirlediği yerlerde göreve hazır bulunuşluluğun sağlanması.
  • Seviye 2 – Alt Sistem Seviyesi: Bu seviye; ana ürünü oluşturan sistemlerin, anlaşmaya varılan operasyonel hazır bulunuşluluğu sağlaması için yapılır. Örnek uygulama: Bir tank motoru üreticisinin, Türkiye’nin envanterindeki tanklarda kullanılan motorlarının, PDL sözleşmesi ile belirlenen operasyonel hazır bulunuşluluğun sağlaması için, gerekli olan topyekün desteği vermesi.
  • Seviye 3 – Sistem ve Platform Seviyesi: Bu seviye, sistem ve/veya ana ürünün, anlaşmaya varılan operasyonel hazır bulunuşluluğu sağlaması için yapılır. Örnek uygulama: ANKA insansız hava araçlarının, PDL sözleşmesi ile belirlenen operasyonel hazır bulunuşluluğun sağlaması için, gerekli olan tüm faaliyetlerin TUSAŞ tarafından yapılması.
  • Seviye 4 – Görev Güvenilirliği Seviyesi: Bu seviye ile ürün yerine, görev ile ilgili faaliyetlerin tümünün, PDL’de belirlenen kriterlere göre yapılması hedeflenir. Örnek uygulama: ANKA insansız hava araçlarının, PDL sözleşmesi ile belirlenen tüm bakım ve uçuşlarının yapılmasının; gözetleme ve keşif görevlerinin yerine getirilmesinin; göreve ait tüm raporların hazırlanmasının, belirlenen performans kriterlerine göre, TUSAŞ tarafından gerçekleştirilmesi.

 

Kazanılan Değerin Paylaşılması

PDL uygulamasında en önemli hususlar; karşılıklı güven, şeffaflık, ölçülebilir değerler belirleme ve denetlenebilirliğin sağlanmasıdır. PDL uygulaması yoluyla elde edilen faydaların, belirli periyodlarla ölçülmesi durumunda; başlangıçta, işlerin, müşteri ya da kullanıcı tarafından yapılmasına göre daha maliyetli olması ya da sistemlerin göreve hazırlık oranının daha düşük olması, normal karşılanmalıdır. Bu olumsuzluklar; yakın koordinasyon ve takip ile süratli bir şekilde giderilebilir ve daha düşük maliyet ve daha yüksek göreve hazırlık oranı yakalanabilir. Gelişmiş ülkelerdeki uygulamalarda, bu durum, tecrübe edilmiş ve açıkça gözlenmiştir.

Şekil 2. PDL Stratejisi Seviyeleri

 

Şekil 2’de görüldüğü gibi, PDL’nin uygulanması için farklı stratejiler izlenebilir. PDL’de Kamu ve Özel Sektör olanaklarının birlikte kullanılması ve böylece kullanıcının elde etmek istediği performans değerlerinin yakalanması amaçlanır. PDL uygulamaları, başta kamusal alanda yoğun olarak uygulanmasına başlanıp daha sonraki aşamalarında ise özel sektörün, daha çok sorumluluk aldığı bir yönetim şekline dönüştürülmesi amaçlanmalıdır.  PDL’nin, özel sektörün daha fazla sorumlu olduğu türdeki uygulamaları, daha yüksek seviyede başarı sağlayan uygulamalar olarak gözlemlenmektedir.

Kamu İhale Kanunu’nun, PDL uygulamaları için teşvik ve ödül maddelerinin de eklenerek tekrar düzenlenmesi ile ülkemizde, PDL uygulamasının önündeki en büyük engellerden biri de kalkmış olacaktır. PDL yöntemini, diğer destek yöntemlerinden ayıran en önemli farklılıklardan biri, PDL Teşvikleri sistemini esas almasıdır. PDL’de, yüklenici ve müşteri, ihtiyaç duyulan performans ölçütlerini birlikte belirler ve bu değerler, yüklenici tarafından başarılmaya çalışılır. Ancak bu durum, diğer anlaşmalarda da zaten vardır. Buradaki farklılık, bu değerin üzerinde başarılan performansın teşvik edilmesi ve ödüllendirilmesidir. PDL yönteminde, başarıları, doğrudan maddi olarak ödüllendirmenin yanında, farklı ödül ve teşvik çeşitleri de uygulanabilir. Teşvik ve ödüllendirme çeşitleri, aşağıdaki gibi sıralanır:

  • Teşvik Fiyatlandırması: Sözleşme yapana, maliyetlerde sağlayacağı tasarruflardan dolayı, motive etmek amacıyla kâr ve ücret ayarlaması yapılır. Teşvik sözleşmeleri; bir hedef maliyeti, hedef kârı veya bedeli kapsayabilir ve bu kâr veya bedelin hesaplanmasında (tavan fiyat veya asgari-azami kriterleri ile) aşağıdaki kriterleri hesaplayan bir formül kullanılabilir:
    • Gerçekleşen maliyet tasarrufu, hedefleneni karşılarsa hedef kâr veya bedelin yükleniciye ödenmesi,
    • Gerçekleşen maliyet tasarrufu, hedefleneni aşarsa yüklenicinin hedeflenen kâr veya bedelinden indirim yapılması,
    • Gerçekleşen maliyet tasarrufu, hedeflenenin altında kalırsa hedeflenen kâr veya bedelin yüklenicinin lehine arttırılması.
  • Ödül Fiyatlandırması: Yapılan objektif ve sübjektif değerlendirmeler sonucunda, yüklenicinin, istenilen performans değerlerine ulaşma seviyesi belirlenir. Ödemeler, ulaşılan bu değerlere göre, bir ödül planı yapılarak ödenir.
  • Şartlı Ödül Koşulu: Tatmin edici sözleşme performansı yakalandığı durumlarda, ana sözleşmeye ek seçenek (örneğin yıllar) eklenmesi şeklinde olabilir.

Maliyetlerin düşürülmesi ile sözleşmede belirlenen en yüksek seviyede kârın geçilmesi durumunda ise elde edilen tasarruf miktarı, müşteri ve yüklenici arasında paylaşılır. Yüklenici, müşteri ile bu paylaşımı, %50-%50 olarak da yapabilir.

EYDEM Danışmanı ve Eğitimcisi Sadullah Timur’un verdiği eğitimlerden bir kare.

 

PDL yönetimi ile temelde, aşağıdaki uygulamalarda gelişim sağlanması beklenir:

  • Teknolojik gelişimin sağlanması
  • Daha düşük maliyetlerle ihtiyaçların karşılanması
  • Güvenilirlik / Sürdürülebilirlik / Hazır olma oranlarının iyileştirilmesi
  • Maliyet etkin ürün desteğinin sağlanması
  • Tedarik sürecinin kısaltılması
  • Toplam sahip olma maliyetinin azaltılması
  • Sistem ömür devri maliyet yönetiminin sağlanması
  • Operasyonel hazır olma oranlarında artış sağlanması
  • Devlet ve özel sektör altyapısının, uygun değer ile kullanılması

 

Performansa Dayalı Lojistik Yönetimi (PDL), Sözleşmeye Dayalı Entegre Teknik Bilgi Sistemini kullanmak suretiyle devletin masraflarını azaltır.

 

PDL Yönetiminin Faydaları

  • Programın başarısına yardımcı olmak için, ELD Yönetimi bilgilerini toplar ve sunar.
  • Sözleşmeye Dayalı Entegre Teknik Bilgi Sistemini kullanmak suretiyle devletin masraflarını azaltır.
  • Uzun süreli sözleşmeler ile sağlanan güven sayesinde, bürokratik ve boşa harcanan zamanı azaltır.
  • Ölçülebilecek metrik sonuçlar çıkarmak sureti ile performansa dayalı anlaşma politikaları oluşturur.
  • Sürece değil amaçlanan sonuçlara odaklanır.
  • Geleneksel lojistik sistemlerinin performansa bağlı olmayan yönlerini belirleyerek geleneksel yöntemlerin eksikliklerini gösterir.
  • Maliyet hesaplama sistemini kurarak program yöneticisine, ihtiyacı olan bilgileri verir ve bütçeyi emniyete alır.
  • Sistemin faaliyetinden ödün vermeden, yetkililere hareket esnekliği sağlar.
  • Sözleşmenin güvenilirliğinin artması, sistemin verimliliğini de arttırır.
  • Devletin organizasyonlarında, teşvik ve cezalandırma ile ilgili prosedürlerin oluşmasına zemin hazırlar.

EYDEM Danışmanı ve Eğitimcisi Naci Eren ve EYDEM Ortağı ve Şirket Müdürü Itır Atay Durgun

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

PDL yönetimi uygulanırken dikkat edilmesi gereken hususlar ise aşağıda kısaca verilmiştir:

  • Riskler: PDL, riski, tamamen tedarik makamının üzerinden almamakla birlikte, çoğunlukla destek sağlayıcısının sorumluluğuna verir. Doğru ölçütler ve teşviklerle destek sağlayıcısının “doğru” kararlar alarak finansal sıkıntıya düşmesi engellenebilir. Bakım planlaması, işgücü ve personel, program yönetimi, yer destek ekipmanı, tamir kalitesi, teknik veri, eğitim, garanti gibi alanlarda da lojistik planlama ve destek performans riski iyi analiz edilmelidir.
  • Sınır Şartları: Performansa Dayalı Sözleşme çerçevesinde, kullanıcı ve tedarik makamı tarafından belirlenen ve yerine getirilmesi gerekli kriterler kapsamında oluşan sınırlar, doğru şekilde ve açıkça belirlenmelidir.
  • Yasal Konular: Her ne kadar mevcut lojistik elemanlar değişmese de yasal altyapı, sistemin klasik entegre lojistik yaklaşım ile desteklenmesine yönelik olarak düzenlendiğinden, PDL uygulamalarından en yüksek faydayı sağlayabilmek için, bazı yasal düzenlemeler yapmak yerinde olacaktır.
  • Konfigürasyon Yönetimi: Konfigürasyon kontrolünü sağlamada izlenecek yol; tasarım hakları, sorumluluk paylaşımı, lojistik destek konsepti, maliyet ve risk gibi bir kısım programa özgü faktörlere bağlı olarak belirlenmelidir.
  • Veri Yönetimi: Tedariki ve lojistiği destekleyen veri sistemleri arasında, gerçek zamanlı veya gerçeğe yakın za­manlı bağlantı sağlanması önemlidir. Entegre bir veri yönetim sistemi, siste­min teknik altyapısını kontrol ederek, verinin açıklığını ve izlenebilirliğini kolaylaştırmalıdır.

 

PDL Yaklaşımı ile İlgili Eleştiriler

Klasik yaklaşımda, lojistik beraberlik sağlayan sistemlere ait tüm yedek parçaların, kullanıcı lojistik birimi tarafından yüklü miktarlarda alımları sağlanarak daha ucuza mal edilebileceği; PDL yaklaşımında ise yüklenicinin, sözleşme kapsamındaki sistem ile kısıtlı kalacağı ve bunun maliyetleri arttırabileceği görüşü vardır.

PDL yaptırmak isteyen devlet veya özel sektöre ait kurum ve işletmelerin, bu destek için, daha çok depo tutularak, bu konuda hedeflenen hazır bulunurluğunun başarılabileceğini ve bunun için ödüllendirmenin, ek maliyetlere sebep olacağını savunmaktadır.

 

Sonuç ve Öneriler

PDL Yönetimi, hazır bulunuşluğunun ve harekâta hazır oranlarının arttırılması ve sistem, alt sistem veya tüm ürünün ömür devri boyunca, desteklenebilirlik maliyetinin düşürülmesi için tavsiye edilen bir stratejik lojistik destek yöntemidir.

Ürün ve sistemlerin tasarımı, ömür devri boyunca, maliyet ve görev etkinliğinin en üst seviyede tutulması düşünülerek yapılmalıdır. Bunun için, ürün, etkin bir ELD stratejisi ile Lojistik Destek Analizleri (LDA’lar) detaylı şekilde uygulanarak tasarlanmalı ve üretilmelidir. Performans değerleri yüksek ürün ve sistemlere uygulanacak olan PDL Yönetimi ile ürün ve sistemin kullanıcısı, daha düşük maliyet ile daha yüksek performansı elde ederken, sözleşmelerde uygulanacak teşvikler ile sözleşmeyi yapan da en yüksek seviyede kâr elde edecek ve yeni yatırımlar ile büyüme sağlayacaktır.

PDL Yönetimi, tüm sistemin uygunluğunu optimize ederken, maliyeti asgari miktarlarda tutacak şekilde geliştirilmeli ve uygulanmalıdır. PDL stratejileri, devlet ve firma iş birliği aracılığı ile kanuni gereksinimler doğrultusunda, kamu ve özel sektörden azami fayda sağlayacak şekilde belirlenmelidir.

PDL yaklaşımı ile Ömür Devri Yönetimi (ÖDY) gerçekleştirilmesinde kritik bir faktör olan, mevcut imkânların en üst düzeyde kullanımı, devlet – firma iş birliklerini zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle savunma sektöründe, devlet-firma iş birliklerinden en yüksek faydayı sağlayabilmek üzere; Savunma Sanayii Müsteşarlığımızın Harekât ve Destek Grup Başkanlığı tarafından başlatılan “Ömür Devri Platformu” çalışmalarını ümit verici buluyoruz. Savunma ve havacılık sanayimize, EYDEM Savunma-Havacılık Akademisi ve Çözüm Merkezi olarak destek vermeye hazırız.

PDL, yerli firmaların, sistem ve tüm platform seviyesi tasarımları yapabilir düzeye gelmesi için gerekli teşvik sistemlerinin oluşturulmasında ve tedarikte olduğu gibi, idamede de yurt dışı bağımlılığın azaltılmasında, önemli rol oynayabilecek bir araç olarak kullanılabilir. PDL’nin, özellikle yüklenicinin yerli olduğu projelerde uygulanması gerekmektedir. Yabancı yükleniciler ile olan projelerde ise sahip olunmak istenen kabiliyetler ve yerli sanayi iş payının kazanımları da dikkate alınarak uygulanmalıdır.

1,326 toplam görüntüleme, 5 bugünkü görüntüleme